“保留原始證據(jù)”

證據(jù)盡量收集原件、原物，并妥善保管。除特殊情形外，合同應(yīng)采用書面形式。證據(jù)的收集包括合同對(duì)方主體證照、合同正本、副本及附件、告客戶書、對(duì)方開戶銀行及銀行賬號(hào)資料、合同文本的簽收記錄、簽證資料、合同當(dāng)事人的往來函件、交貨送貨單據(jù)、檢驗(yàn)驗(yàn)收資料、結(jié)算付款資料、變更及解除合同的協(xié)議及其他簽訂及履行合同的相關(guān)資料(包括文書、傳真、電子郵件等)，尤其是能證明我方應(yīng)享有某項(xiàng)權(quán)利、已經(jīng)履行了某項(xiàng)義務(wù)的書面證據(jù)，及能證明對(duì)方負(fù)有某項(xiàng)義務(wù)、應(yīng)承擔(dān)某項(xiàng)責(zé)任的書面證據(jù)。

“保留送達(dá)證據(jù)”

除了保留往來中形成的原始書證之外，還需要對(duì)履行通知義務(wù)、協(xié)助義務(wù)等事實(shí)或行為保留證據(jù)。這些事實(shí)或行為往往難以證明，這就需要考慮用特殊的通知方式以便保留送達(dá)證據(jù)。例如，對(duì)于書面通知，許多當(dāng)事人采用EMS等掛號(hào)郵寄方式投遞，并在信封上注明內(nèi)件的內(nèi)容及份數(shù)，并在投遞完成后將郵局提供的回單或?qū)⒕W(wǎng)上查詢結(jié)果作為送達(dá)的依據(jù)。從目前的司法實(shí)踐來看，法院一般都會(huì)認(rèn)可這種通知方式視為已經(jīng)履行通知義務(wù)的，因?yàn)榧词箖?nèi)件沒有收到，但信封上已經(jīng)注明內(nèi)容，因而可以視為完成了送達(dá)。

“利用公正保留證據(jù)”

由于公證證據(jù)在效力上要強(qiáng)于普通證據(jù)，特別是目前的網(wǎng)絡(luò)證據(jù)及電子合同等證據(jù)的固定大多只能通過公證的方式加以解決，因此證據(jù)公證是一種有效的證據(jù)保留形式。在實(shí)踐中，電話錄音等許多傳統(tǒng)證據(jù)雖然具有證據(jù)效力，但常常由于無法確定確切地通話時(shí)間、通話人以及是否經(jīng)過剪輯，往往無法被法院或者仲裁機(jī)構(gòu)采納。

而對(duì)通話過程進(jìn)行公證則可以很好地解決這一問題，從而使經(jīng)過公證的通話錄音成為非常有力的證據(jù)。此外，公證證據(jù)還能更為有效的固化雙方的權(quán)利和義務(wù)關(guān)系，比如贈(zèng)與公證相對(duì)于普通贈(zèng)與具有不可撤銷性，遺囑公證相對(duì)于普通遺囑具有優(yōu)先適用的效力，甚至某些公證書可以直接作為人民法院的執(zhí)行依據(jù)，而不必經(jīng)過訴訟，提升了證據(jù)效力。

“傳真證據(jù)保留”

通過傳真方式簽訂合同的須注意傳真件效果，如是傳真專用紙應(yīng)及時(shí)復(fù)印，傳真原件及復(fù)印件須妥善保管。要及時(shí)把雙方口頭達(dá)成的協(xié)議事項(xiàng)書面固定下來，要及時(shí)收集對(duì)我方有利的證據(jù)材料;不得擅自向?qū)Ψ匠鼍邔?duì)我方不利的書面資料。

“錄音、攝像證據(jù)保留”

錄音、攝像是取得證據(jù)的一種重要形式。只要不是以侵害他人合法權(quán)益或者違反法律禁止性規(guī)定的方法取得的，都可作為認(rèn)定案件事實(shí)的依據(jù)。因此，合同簽訂及履行過程中，尤其是發(fā)生合同糾紛后協(xié)商談判過程中須謹(jǐn)防對(duì)方通過談話錄音或電話錄音來收集對(duì)我方不利證據(jù)，當(dāng)然，我方也可以通過這種談話錄音或電話錄音方式來收集對(duì)我方有利的證據(jù)，再與其他證據(jù)相互印證，構(gòu)成完整的證據(jù)鏈后就能形成重要的證據(jù)。

“加強(qiáng)內(nèi)部證據(jù)管理”

公司及各業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立健全合同出借、領(lǐng)用等合同檔案管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行，妥善保管合同資料，保證合同資料的完整性。業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同編號(hào)各立合同臺(tái)賬，分別按業(yè)務(wù)進(jìn)展情況和收付款情況一事一記，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、完整。經(jīng)辦人員應(yīng)按公司的要求定期或不定期匯總各自工作范圍內(nèi)的合同訂立及履行情況。