新發(fā)展團員電子數(shù)據(jù)庫建設(shè)操作指引

（第一版 2023年）

0.【目的】

本《指引》用于指導各級團組織依托“智慧團建”系統(tǒng)規(guī)范開展新發(fā)展團員電子數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作，實現(xiàn)線上團員身份認證功能。

1.【內(nèi)容】

自2023年起，各級團組織須上傳新發(fā)展團員電子版《入團志愿書》至“智慧團建”系統(tǒng)，逐步建立全國團員電子數(shù)據(jù)庫。

2.【時限】

自上級團委審批同意入團后30日內(nèi)。

3.【操作步驟】

3.1 錄入新發(fā)展團員基本信息

按照“智慧團建”系統(tǒng)團員錄入流程，填寫團員姓名、發(fā)展團員編號、入團時間等基本信息。錄入完成后，進入“團員電子數(shù)據(jù)庫”，對新發(fā)展團員進行信息確認。

3.2 上傳《入團志愿書》

3.2.1 團支部／團總支管理員上傳

進入“管理中心”，點擊“團員管理-團員電子數(shù)據(jù)庫／下級支部團員電子數(shù)據(jù)庫”或“團干部管理-本級團干部電子數(shù)據(jù)庫”菜單，查看所有已錄入系統(tǒng)的新發(fā)展團員信息。點擊“上傳檔案”，上傳1份PDF格式的團員電子版《入團志愿書》，文件大小不超過20M。

上傳成功后，等待上級團委審批。點擊“操作”欄的圖標，可實時查看審批狀態(tài)，此時團員身份為“尚未認證”。團員可在“我的團員電子檔案”界面查看已上傳的電子檔案。

上級團委審批通過后，即完成團員身份認證工作。若審批不通過，“操作中心”將收到反饋，“檔案是否上傳”欄顯示“替換檔案”按鈕。重新修改后，點擊“替換檔案”按鈕，重新上傳電子檔案。

3.2.2 團的領(lǐng)導機關(guān)／團委／團工委管理員上傳

進入“管理中心”，點擊“團員管理-下級支部團員電子數(shù)據(jù)庫”或“團干部管理-本級團干部電子數(shù)據(jù)庫”菜單，查看本組織已錄入系統(tǒng)的新發(fā)展團員信息。點擊“上傳檔案”，上傳1份PDF格式的團員電子版《入團志愿書》，文件大小不超過20M。上傳成功后無需審批。

注：團組織內(nèi)所有2023年及以后新發(fā)展團員的《入團志愿書》須全部上傳“智慧團建”系統(tǒng)。如未上傳，管理員登錄系統(tǒng)后將出現(xiàn)“組織內(nèi)有團員檔案尚未上傳”提示框，直至上傳完成。

3.3 上級團委審批

3.3.1 “操作中心”界面審批

團的領(lǐng)導機關(guān)／團委／團工委管理員進入“操作中心”，點擊“所有類型”下拉框，篩選查看“團員電子檔案審批”類型。點擊“審批”按鈕，查看團員的基本信息是否準確，《入團志愿書》是否內(nèi)容真實、程序規(guī)范。審核后，點擊底部的“同意／不同意”按鈕。如不同意，須寫明理由，反饋給下級團組織。

3.3.2 “下級團員電子檔案審批”界面審批

團的領(lǐng)導機關(guān)／團委／團工委管理員進入“管理中心”，點擊“業(yè)務辦理-下級團員電子檔案審批”菜單，查看下級團員電子檔案審批情況，開展線上團員電子檔案核查。

3.4 完成團員身份認證

上級團委審批同意后，系統(tǒng)將顯示“團員身份已認證”，即完成團員身份認證流程。

4.【工作要求】

4.1 格式規(guī)范：電子版《入團志愿書》為1份PDF格式文檔，文件大小不超過20M，須逐頁掃描或通過圖片形式匯總生成，不得出現(xiàn)缺頁、錯頁、污損、模糊不清等情況。

4.2 信息準確：進入“團員電子數(shù)據(jù)庫”界面后，逐項核對新發(fā)展團員姓名、發(fā)展團員編號、入團時間等基本信息，確認《入團志愿書》已加蓋公章。

4.3 流程完整：各級團組織管理員作為第一責任主體，重點關(guān)注所屬團員身份認證情況。團組織管理員登錄“智慧團建”系統(tǒng)后，如有“組織內(nèi)有團員身份尚未認證”提示框，請及時查看標識為“尚未認證”的團員，并按要求完成電子檔案上傳。完成電子檔案上傳后，紙質(zhì)版《入團志愿書》應存入團員檔案。

4.4 對于畢業(yè)年級的新發(fā)展團員，須完成團員身份認證后再開展團組織關(guān)系轉(zhuǎn)接工作。

4.5 如需變更電子版《入團志愿書》或出現(xiàn)上傳錯誤的情況，團員所在團組織管理員提出修改申請，經(jīng)上級團委審批同意后，重新提交電子檔案，否則無權(quán)更改。

4.6 團員、團組織管理員在“智慧團建”系統(tǒng)中，可通過檢索團員姓名、身份證號、發(fā)展團員編號等信息，查看并下載團員電子檔案。

5.【常見問題Q&A】

5.1 批量錄入團員時，不同入團時間的團員可以同批次錄入嗎？

可以。根據(jù)要求，2023年及以后的新發(fā)展團員須上傳電子版《入團志愿書》。如果批量錄入10名團員，其中3名為新發(fā)展團員，錄入成功后會彈出提示框并跳轉(zhuǎn)至“團員電子數(shù)據(jù)庫”界面，管理員需按要求上傳新發(fā)展團員的電子檔案。如果批量錄入的10名團員中沒有新發(fā)展團員，則不會出現(xiàn)提示。

5.2 如何將完整的紙質(zhì)版《入團志愿書》生成1份電子版PDF文檔，以及有什么要求？

建議有三種方式。一是使用掃描設(shè)備，逐頁掃描生成1份PDF文檔。二是在手機里安裝一款掃描類APP，將紙質(zhì)版《入團志愿書》逐頁按順序拍攝掃描，選擇“多選”后，生成1份完整的PDF文檔。三是用手機相機功能將紙質(zhì)版《入團志愿書》逐頁拍成圖片，并將圖片按順序依次插入至1份word文檔中，選擇另存為PDF格式。

要求生成的PDF文件必須清晰完整，文件大小不超過20M，不能缺頁、錯頁、模糊不清。

5.3 新發(fā)展團員的“團員身份認證”欄顯示“尚未認證”、“認證不通過”，具體是什么情況？

“尚未認證”說明該團員的《入團志愿書》沒有上傳至系統(tǒng)中，管理員需要盡快上傳。“認證不通過”說明上傳的《入團志愿書》上級審核時未通過，管理員需要根據(jù)上級的審批意見盡快修改，重新上傳。如果未完成團員身份認證，系統(tǒng)統(tǒng)計新發(fā)展團員數(shù)量時，不計算在內(nèi)。

5.4 新發(fā)展團員的團員身份未完成認證，會有什么影響嗎？

如果新發(fā)展團員的團員身份未完成認證，將無法對其發(fā)起團組織關(guān)系轉(zhuǎn)接，并且統(tǒng)計新發(fā)展團員數(shù)量時，不計算在內(nèi)。

5.5 團支部團員的《入團志愿書》只能由團支部管理員上傳嗎？

不是，團支部及其直屬上級管理員都可以上傳。

5.6 對于2023年以前入團的團員，電子版《入團志愿書》是否需要上傳？

2023年以前入團的團員目前不需要上傳電子版《入團志愿書》。

5.7 《入團志愿書》經(jīng)上級團委審批蓋章后，應多久上傳到系統(tǒng)？

根據(jù)《指引》要求，經(jīng)上級團委審批同意并蓋章后30日內(nèi)，完成電子版上傳。

5.8 如果上傳檔案時，發(fā)現(xiàn)該團員系統(tǒng)內(nèi)的發(fā)展團員編號與紙質(zhì)版《入團志愿書》首頁的編號不一致，如何處理？

系統(tǒng)內(nèi)團員的發(fā)展團員編號必須與其《入團志愿書》首頁的一致。如果不一致需要盡快修改，團員本人、團員所在團組織及其直屬上級團組織管理員都有權(quán)限修改